Ablauf:
Es gibt Situationen, in denen Sie die Moderation eines Workshops bewusst extern vergeben. Aufgrund der derzeitigen Kontaktbeschränkungen ist dies gerade schwierig. Deshalb biete ich an, die Vorbereitung und Dokumentation Ihres Workshops zu übernehmen und einen von Ihnen ausgewählten internen Moderator bei der Durchführung zu unterstützen.
Der konkrete Ablauf eines Auftrages hängt zum einen davon ab, welche Themen im Workshop behandelt werden sollen und zum anderen davon, ob ein einzelner Workshop oder eine Reihe von Workshops gewünscht wird.
Grundsätzlich werden 3 Phasen durchlaufen:
- Vorbereitung
- Durchführung (Moderation)
- Nachbereitung/Dokumentation
Die Vorbereitung dient der intensiven Abstimmung über Ziele, Inhalte und Rahmenbedingungen des Workshops und der Erarbeitung und Abstimmung eines Workshop-Konzepts. Der interne Moderator sollte frühzeitig einbezogen werden.
Die Durchführung beseht aus dem Coaching des Workshop-Moderators und aus dem Workshop an sich.
Die Ergebnisse des Workshops werden dokumentiert und auf Wunsch des Auftraggebers auch von mir bewertet und mit dem Auftraggeber nachbesprochen.
Inhalte:
Vorbereitung
Hier gilt es, wichtige Informationen zusammenzutragen. Neben der inhaltlichen und organisatorischen Abstimmung kann optional etwa 1-2 Wochen vor dem Workshop auch eine Abfrage der aus Sicht der Teilnehmer wichtigsten Inhalte durchgeführt werden; entweder offen oder halboffen, also nach Vorabstimmung von Themen mit dem Auftraggeber (online oder per E-Mail). Außerdem erfolgt eine Konkretisierung des Workshop-Konzeptes (Ablauf, Zeitplanung, Methodik) und die Festlegung der Anforderungen des Auftraggebers an die Nachbereitung des Workshops und die Dokumentation der Ergebnisse.
Das Coaching zur Workshop-Moderation beginnt hier. Ich entwerfe einen konkreten Ablaufplan, in dem die Reihenfolge der abzuarbeitenden Themen mit Zuordnung der Methodik aufgeführt sind und stimme ihn mit dem Auftraggeber ab.
Durchführung
Der Ablauf des Workshops wird nun Schritt für Schritt mit dem Moderator besprochen. Für jeden Schritt wird festgelegt
- Welche Erkenntnisse erwartet werden
- Wie genau die jeweilige Methodik anzuwenden ist
- Wie die Ergebnisse konsentiert und dokumentiert werden
Ich bereite die mir überlassenen Informationen und (optional) die Ergebnisse der Abfrage als Input für den Workshop auf und stehe für Fragen des Moderators zur Verfügung – dazu zählt auch eine “Telefonbereitschaft” am Workshop-Tag.
Nachbereitung/Dokumentation
Die Ergebnisse werden bereits im Workshop mit allen Teilnehmern konsentiert und dokumentiert. Daraus erstellte Fotoprotokolle o. ä. werden „verschriftlicht“ bzw. grafisch dargestellt, mit dem Moderator besprochen und dem Auftraggeber übermittelt. Auf Wunsch bewerte ich die Ergebnisse aus meiner Sicht und stehe auch für eine Nachbesprechung direkt im Anschluss an den Workshop oder zeitversetzt (z. B. in einer Telefonkonferenz) zur Verfügung.
Ergebnis:
Materielles Ergebnis des Auftrags ist die Dokumentation der Workshopergebnisse in einer Form, die bei Bedarf ein Controlling beschlossener Maßnahmen (Wer macht was bis wann) ermöglicht. Generell halte ich es für die Akzeptanz dieses Instruments wichtig, dass die Einhaltung der im Workshop getroffenen Vereinbarungen auch nachverfolgt wird. Wie dies geschieht, sollte im Workshop klar kommuniziert werden. Auf Wunsch biete ich eine Unterstützung beim Umsetzungscontrolling der beschlossenen Maßnahmen an. Der Aufwand ist zusätzlich zu kalkulieren.
Das Coaching des internen Moderators ersetzt keine formale Moderatoren-Ausbildung, aber es erhöht dessen persönliche Kompetenz auf diesem Gebiet.
Nach der Online-Beauftragung erhalten Sie eine Checkliste, mit der alle zur Auftragsbearbeitung notwendigen Informationen und Daten bei Ihnen angefordert werden.
Zwischen dem Tag, an dem wir alle Daten von Ihnen erhalten haben und der abschließenden Übergabe der Dokumentation bzw. der Durchführung des Abschlussgespräches liegen maximal 30 Tage, wobei zwischen Workshop und Abschluss mindestens 3 Arbeitstage liegen müssen.
Impressum
Elisabeth Laskewitz
Ludwigstraße 46
44649 HerneTel. 02325/559921
Mobil 01703169792info@elisabeth-laskewitz.de
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